Cuando empecé a trabajar en la gestión de proyectos, lo primero que me enseñaron fue a definir tareas, asignar responsables y marcar fechas en un cronograma. Y durante mucho tiempo, eso fue suficiente.
Con herramientas como Microsoft Project o Trello, uno podía tener el control básico de un proyecto: qué hay que hacer, cuándo y quién se encarga.
Pero con el tiempo, a medida que gestionaba proyectos más grandes, más críticos o simplemente varios en paralelo, empecé a notar algo: me faltaban datos.
No me refiero a datos en general, sino a esa visión integral que me permitiera ver en qué punto estaba el proyecto más allá del «semáforo» típico de tareas.
Quería saber cómo estaba afectando una desviación de presupuesto a la rentabilidad final, qué patrón seguían los retrasos, o si un miembro del equipo estaba sistemáticamente sobrecargado. Y ahí es donde entra el Business Intelligence.
De la gestión operativa a la gestión estratégica
La mayoría de herramientas de gestión de proyectos, por buenas que sean, están pensadas para el día a día: para que el equipo sepa qué hacer, para marcar avances y tener algo de seguimiento.
Pero cuando uno necesita tomar decisiones estratégicas, justificar ante dirección por qué un proyecto va como va, o simplemente aprender de la experiencia, esas herramientas se quedan cortas.
Fue entonces cuando empecé a integrar el enfoque de Business Intelligence en mi trabajo como Project Manager. No fue de la noche a la mañana.
Empecé con algo tan simple como un Excel que centralizara datos de varios proyectos y que me permitiera visualizar el coste real frente al estimado.
Luego añadí tiempos, horas dedicadas por persona, fases que más desviaciones generaban… Y sin darme cuenta, ese Excel se convirtió en un pequeño dashboard.
Pero claro, mantener eso manualmente cada semana era insostenible. Necesitaba algo más potente, más dinámico. Ahí fue cuando entró Power BI.
¿Por qué Power BI y no quedarme solo con Jira o Asana?
Esta pregunta me la hacen mucho. Y es totalmente válida. ¿Por qué meterse en otra herramienta si ya tengo Jira o Asana funcionando? La respuesta es sencilla: porque esas herramientas están pensadas para operar, no para analizar.
Jira es fantástica para metodologías ágiles, para ver qué sprint está en marcha y qué tareas están bloqueadas.
Asana funciona muy bien para tener visibilidad sobre el trabajo del equipo. Pero ninguna de las dos me permite responder preguntas como:
- ¿Estamos dedicando más tiempo del previsto a tareas administrativas?
- ¿Qué fase del proyecto suele acumular más retrasos históricamente?
- ¿Cómo evoluciona el coste real frente al presupuestado a lo largo del tiempo?
- ¿Cuál es la rentabilidad media de los proyectos de un determinado cliente?
Power BI, en cambio, me permite no solo responder esas preguntas, sino anticiparlas.
Cuando conecto mis fuentes de datos (ya sea Excel, Jira, mi ERP o mi CRM) y las transformo en dashboards visuales, lo que antes eran suposiciones se convierten en hechos. Y eso cambia la forma en que tomo decisiones.
Qué tipo de informes construyo como Project Manager
Uno de los primeros informes que construí fue un panel de control general del proyecto. Quería tener en una sola pantalla el estado real frente al planificado, los costes reales acumulados, los riesgos activos y una visión de las tareas en función de su prioridad.
Esto me permitió detectar de forma muy visual cuándo un proyecto se estaba desviando en algún aspecto clave.
Más adelante, empecé a cruzar datos de distintos proyectos para hacer análisis comparativos.
Por ejemplo, comparaba qué tipo de proyectos solían tener más desviaciones, o qué cliente generaba más horas no facturables. Esto me ayudó no solo a gestionar mejor, sino también a que la mpresa pudiera negociar mejor.
Otro tipo de informe que me resultó clave fue el de carga de trabajo del equipo.
Ver en tiempo real cuántas horas estaba dedicando cada persona, en qué tipo de tareas, y cómo evolucionaba su carga a lo largo del mes, me permitió redistribuir el trabajo de forma más justa y eficiente.
El cambio de mentalidad: del Project Manager tradicional al Project Manager data-driven
Uno de los cambios más importantes que viví fue mental. Durante mucho tiempo, pensé que gestionar proyectos era una cuestión de experiencia, de intuición, de hablar con el equipo. Y no digo que eso no sea importante, lo sigue siendo.
Pero hoy tengo claro que un Project Manager que no trabaja con datos está en desventaja.
Trabajar con Power BI y con un enfoque de Business Intelligence no significa dejar de hablar con el equipo o de tener reuniones.
Significa que llegas a esas reuniones con más claridad, con más argumentos y con una capacidad de análisis que te permite liderar mejor.
Cuando presento un informe de avance a dirección y puedo mostrar en un gráfico cómo ha evolucionado la rentabilidad de un proyecto en las últimas 5 semanas, el impacto es muy distinto a cuando simplemente digo «vamos bien».
Cuando puedo demostrar con datos que un cambio en la asignación de tareas redujo un cuello de botella, tengo una base sólida para justificar decisiones.
Y lo mejor de todo es que esto no es exclusivo de grandes empresas ni de proyectos millonarios.
Cualquier empresa que gestione más de un proyecto al mes, o que tenga equipos que trabajan en paralelo, puede beneficiarse de esta forma de trabajar.
¿Es necesario Power BI para todas las empresas?
Aquí viene una parte importante. No, Power BI no es imprescindible para todas las empresas.
Si tienes uno o dos proyectos pequeños al mes, con un equipo de tres personas, probablemente puedas gestionarlo todo con Trello, Excel y un poco de organización. Y está bien.
Pero si gestionas varios proyectos a la vez, si necesitas reportar a distintos niveles, si tus márgenes importan y necesitas controlarlos bien, entonces sí: Power BI (o cualquier otra herramienta de BI) se convierte en una ventaja competitiva.
Y lo que es mejor, su curva de aprendizaje no es tan compleja como parece. Con una base de Excel, y algo de lógica, puedes empezar a construir tus primeros informes sin necesidad de ser un experto.
Y si te apoyas en un equipo o en consultores con experiencia en BI, puedes tener dashboards funcionando en cuestión de días.
Hoy no concibo mi rol de PMO sin datos. No se trata de usar Power BI por moda o por tener un dashboard bonito. Se trata de tomar decisiones mejores, más informadas, más rápidas.
Detectar antes los problemas. De justificar ante dirección con hechos y no con intuiciones. De aprender de cada proyecto para mejorar el siguiente.
La unión entre Project Management y Business Intelligence no es una opción futurista. Es una necesidad presente. Y quienes antes la integren en su forma de trabajar, antes verán los beneficios.
Así que si estás gestionando proyectos y aún no has dado el paso hacia el análisis de datos, mi consejo es claro: empieza hoy.
Porque el mejor momento para tomar decisiones con datos era ayer. El segundo mejor momento, es ahora.
